PATIENT
Maschinenbau, 220 MA. Anonymisiert auf Wunsch des Mandanten.
DIAGNOSE
Was wir vorgefunden haben.
Eingehende Lieferantenrechnungen wurden manuell aus PDF in DATEV übertragen. Drei Mitarbeitende, in Summe 38 Stunden pro Woche. Fehlerquote bei 4,2 % — jede Korrektur kostete weitere 22 Minuten.
EINGRIFF
Was wir verändert haben.
- PDF-Extraktion via OCR-Pipeline (n8n + Custom-Modul für Maschinenbau-spezifische Positionsstrukturen).
- Validierung gegen Bestellungen aus dem ERP. Abweichungen werden geroutet, nicht gestoppt.
- Direkte DATEV-Übergabe via API. Buchungssatz wird vorbereitet, nicht final gebucht — Vier-Augen-Prinzip bleibt erhalten.
- Fehler-Dashboard für die Buchhaltung mit Korrektur-Pfad in unter 60 Sekunden.
ERGEBNIS
Was messbar geblieben ist.
−73 %
- Bearbeitungszeit von 38 auf 10,3 Stunden pro Woche.
- Fehlerquote von 4,2 % auf 0,8 %.
- Skontoausnutzung von 64 % auf 91 % — Liquiditätseffekt 137.000 € im ersten Jahr.
- Übergabe an internes Team nach 9 Wochen.
ZITAT
„Wir hatten sechs Anbieter angesehen. Drei wollten ein Pilot-Projekt vereinbaren. Marco hat nach der dritten Frage einen Eingriffsplan gezeichnet."CFO, Maschinenbau · 220 MA